RUANG LINGKUP ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN

         

          Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai.

          Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama.  Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama.  Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor :

·          sekelompok orang (dua orang atau lebih),

·          kerja sama, dan

·          tujuan yang hendak dicapai.

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen

1.       Pengertian administrasi

          Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi.  Sering pula diartikan ad yaitu  intensif dan ministrare yang berarti  melayani.  Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif.

          Pengertian sempit

Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan surat-menyurat, dokumentasi, dan kearsipan.

Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.

Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama).

          Pengertian luas

Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut :

          (a)   Sudut proses

Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan.

          (b)   Sudut fungsional

Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.

          (c)   Sudut institusional

Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompok-kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut.

·           Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai.

·           Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.

·           Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya.

·           Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer.

2.       Berbagai Definisi Manajemen

·          Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain .

·          Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain.

·          Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya  organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pokok pikiran tentang definisi manajemen  adalah

·          Adanya tujuan

·          Adanya aktivitas / kegiatan

·          Adanya proses

POAC terhadap anggota dan sumber daya :

                 Planning              =   Perencanaan

                 Organizing          =   Pengorganisasian

                 Actuating =       Penggerakan / Pengarahan

                 Controlling          =   Pengendalian / pengawasan

B.      Ruang Lingkup Manajemen

Menurut Drs.  Soekarno, K. menggolongkan administrasi sebagai berikut.

1.       Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara. Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut :

a)

Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang meliputi: ·      Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR ·      Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan bersenjata.

b)

Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum, Perjan, PN ; PT

2.       Administrasi swasta (private administration ), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut:

a)	Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan.
b)	Administrasi nonniaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ).

3.       Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut :

a)	Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian.Misalnya : OPEC, MEE.
b)	Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan.  Misalnya: UNICEF.

Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi

Administrasi

- PN - Perjan - Perum - PT 1.

- PT - CV

- Yayasan     - LSM

- OPEC    - MEE

- WH O   - UNESCO

                                

 

Adm. Sipil

Adm. Militer

                                                                                   

C.      Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

·          Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen.

·          Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.

·          Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.

·          Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ).

·          Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.

·          Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan.

·          Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi.

Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi, manajemen kepemimpinan, pengambilan keputusan, hubungan antar manusia adalah sebagai berikut :

                                       1     2    3     4    5      6

                                 

          Keterangan :

1.    Administrasi

2.    Organisasi

3.    Manajemen

4.    Kepemimpinan

5.    Pengambilan keputusan

6.    Hubungan antar manusia

D.      Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management) 

          Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). Sarana –  sarana manajemen  adalah meliputi 6 M, yaitu :

(1)          Men ( orang )

(2)          Money ( uang )

(3)          Materials ( bahan – bahan )

(4)          Methode ( cara )

(5)          Machines ( mesin )

(6)          Market ( pasar )

(1)     Men ( orang )

Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta  menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ).

Men sebagai subyek, karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) . Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut.

Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya.

(2)     Money ( uang )

Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja.

Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.

(3)     Materials ( bahan – bahan )

Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.

(4)     Methode ( cara )

Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.

(5)     Machines ( mesin )

Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipat gandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan  terutama dalam menghadapi saingan usaha.

(6)     Market ( pasar )

Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak.

Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pegawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.

E.      Prinsip – Prinsip Management

          Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip – Prinsip Management. Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management, yaitu :

(1)          Pembagian kerja ( Devision of Work )

(2)          Otoritas / wewenang ( Authority )

(3)          Disiplin ( Dicipline )

(4)          Kesatuan Perintah ( Unity of Command )

(5)          Kesatuan Arah ( Unity of Direction )

(6)          Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good )

(7)          Pemberian Upah ( Remuneration )

(8)          Pemusatan ( Centralization )

(9)          Jenjang Jabatan   ( The Hierarchy )

(10)      Tata Tertib  ( Order )

(11)      Kesamaan  ( Equity )

(12)      Kestabilan Staf ( Stability of Staff )

(13)      Inisiatif  ( Initiative )

(14)      Semangat Korps   ( Esprit de Corps )

Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut :

         

(1)     Pembagian Kerja  ( Devision of Work )

Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan, pendidikan, keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place).

(2)     Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility )

Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut.

Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang  diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya.

(3)     Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command )

Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.

(4)     Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )

Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi. Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.

Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.

Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan  kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.

Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system  atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.

         

(5)     Prinsip Tertib dan Disiplin

Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula.

Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.

(6)     Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps

Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.

(7)     Prinsip Keadilan dan Kejujuran

Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.

F.      Efisiensi dan Efektifitas

          Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja           ( performance ) management.

1.       Pengertian Efisiensi

          Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Contohnya :

		Rugi In put > Out put
		Break Even Point In put = Out put
		Laba In put < cukup

2.       Pengertian Efektifitas

          Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.